LES REGLES DE DEDUCTIBILITE DE CERTAINS FRAIS ET CHARGES

Tous les frais et charges ne sont pas déductibles du résultat d’une entreprise !

L’administration fiscale à mis en place des règles strictes de déductibilité.

Il est important de connaitre ces principes afin d’éviter des remises en causes.

Principes de déduction

Les charges et frais divers ne sont déductibles du résultat que sous trois conditions :

1. 1.      Ils doivent être « professionnels » c'est-à-dire engagés dans l’intérêt économique et financier de l’entreprise.
2. 2.      Ils doivent être appuyés de justificatifs (facture, note de frais, tickets…) qui doivent être conservés.
3. 3.      Ils ne doivent pas être exclus des charges déductibles et sont considérés comme telles les charges dites « somptuaires » comme :  

-  les dépenses de toute nature ayant trait à la chasse ou à la pêche

-  l’achat, la location ou l’entretien d’une résidence ou d’un bateau de plaisance

Frais de réception

Par application de ces principes, les dépenses liées aux activités personnelles et privées de l'exploitant ou des dirigeants ne peuvent pas être déduites du résultat imposable.

Par exemple -  les dépenses de réception à l'occasion d'un événement familial ne sont pas déductibles des résultats imposables, même si des personnes (salariés, clients, fournisseurs…) ont des relations professionnelles avec le chef d’entreprise. En effet ces dépenses liées à un évènement familial ne sont pas exposées dans l'intérêt de l'entreprise.

Les frais de réception et de représentation ne peuvent pas être comptabilisés de manière globale et forfaitaire. Ils doivent impérativement être comptabilisés sur justificatifs.

De manière pratique, il est important d’ajouter le nom du ou des invités, la date et le motif de l’invitation.

Repas d'affaires

Les frais de restaurant correspondant à des repas d'affaires ou à des repas lors de voyages professionnels (congrès, séminaires par exemple) sont des dépenses professionnelles et donc déductibles car elles sont exposées dans l'intérêt de l'exploitation.

Ces frais doivent également être appuyés des justificatifs indiquant date, lieu, motif et personnes invitées.

Repas de l'exploitant

Les frais supplémentaires de repas d'un exploitant peuvent être considérés comme des dépenses professionnelles lorsque la distance entre le lieu d’exploitation et le domicile est importante et nécessite la prise de repas en dehors du domicile.

Cela peut être le cas par exemple en raison de l'étendue de l'agglomération ou des horaires d'ouverture du midi. Les justificatifs doivent être conservés car la déduction ne peut pas être forfaitaire.

La déduction des repas est limitée entre d’une part

1. la limite d'exonération des indemnités pour frais de repas retenue pour les salariés  en déplacement professionnel
2. un plafond de déduction

Frais liés à l'exercice d'activités syndicales

Il est intéressant de noter que l’administration fiscale admet que les dépenses supportées par les exploitants pour l'exercice d’une activité auprès d’un syndicat  professionnel sont des charges déductibles.

…constituant des dépenses exposées au profit de l'ensemble de la profession et non d'une entreprise déterminée, elles sont, en principe, exclues des charges déductibles. Néanmoins, pour tenir compte de ce que les responsables syndicaux sont choisis en considération de leur notoriété et de leur compétence personnelle, et aussi de ce que leurs propres entreprises bénéficient, le cas échéant, de leur action collective, il est admis, par mesure de tempérament, que ces dépenses soient prises en compte pour la détermination du bénéfice imposable de l'entreprise.

Pour être déductible ces dépenses doivent également être appuyées de justificatifs. Bien entendu, les remboursements de frais éventuellement perçus devront être compris dans les recettes de l'entreprise.

Vêtement de travail

Les achats de vêtements de travail sont des charges déductibles des bénéfices.

Mais il doit s’agir de vêtements spéciaux  à usage professionnel comme par exemple les blouses, chaussure de protection, masques, harnais …..

Ne sont donc pas déductibles les frais d’achat de vêtement, chaussure, lingerie, qui ne sont pas conçus pour un usage professionnel.

Appareillage et prothèse

Les dépenses d'appareillage et de prothèse sont normalement des dépenses personnelles et ne sont pas en principe déductibles du résultat de l’entreprise.

Toutefois il est admis, que lorsque elles sont indispensables pour palier à un grave handicap qui s’il n’était  pas corrigé, interdirait l’activité professionnelle, elles sont alors considérées comme une dépense professionnelle à 50% du montant après remboursement par la sécurité sociale et par une mutuelle.
Afin d’éviter tout abus l’administration fiscale précise également :

Lorsque que les fonctions exigent un contact direct et permanent avec le public, les frais de prothèses dentaires ou auditives peuvent, dans la limite définie ci-dessus, être regardés comme ayant un caractère professionnel, étant précisé que l'exercice des fonctions doit être effectif. Enfin, il est rappelé qu'il appartient au service des impôts d'apprécier ces situations, sous le contrôle du juge de l'impôt, au regard des justifications apportées.

Cadeaux d'affaires

L’administration fiscale admet la déductibilité des cadeaux d'affaires offerts en fin d'année à des clients nommément désignés, lorsque la valeur n’est pas exagérée au regard de l’activité et du chiffre d’affaires.
Conformément aux principes il faut que ces cadeaux soient offerts dans l’intérêt direct de l’entreprise et que les justificatifs, répartition et motifs soient conservés.

1^er  Exemple : les cadeaux offerts aux clients, ainsi qu'à leurs épouses et leurs familles, à l'occasion d'événements privés et notamment familiaux, (naissance, mariage…) sont exclus des charges déductibles.

2^ème  Exemple : les cadeaux ou chèques cadeaux offerts en fin d’année aux clients les plus fidèles  suivant des critères objectifs, sont déductibles. 

Conclusions

Toutes les charges ne sont pas déductibles, et il ne faut pas succomber à la tentation de tout vouloir déduire.

Mais si ces dépenses ont effectivement un caractère professionnel il ne faut pas omettre de les déduire et de conserver les justificatifs.